Unklare Erwartungen erzeugen Frust.
Warum macht Sarah das so? Und jenes gar nicht? Und etwas anderes viel zu detailverliebt? Und für dieses scheint sie gar keine Antenne zu haben. Und hier ist sie ungenau. Und darüber hat sie wohl nie nachgedacht.
Irgendwann reicht es dir. Du zitierst Sarah in dein Büro: “So geht das nicht!” Sarah ist vollkommen schockiert. Als hilfreiches Feedback ist das, was du sagst, jedenfalls nicht bei ihr angekommen. Was ist passiert?
Du hast den wahrscheinlich größten und schädlichsten (und am weitesten verbreiteten) Fehler gemacht, der dir als Leiter_in unterlaufen kann: unklare Erwartungen. Deine Annahme “Ist doch eh klar!” ist ein riesengroßer Irrtum. Nichts ist klar, worüber ihr euch nicht ausgetauscht und einen Konsens gefunden habt!
Was ist deine Aufgabe? Ganz einfach: dafür zu sorgen, dass du und Sarah die gleiche Vorstellung davon habt, welche Ziele sie hat und was dazu beiträgt, dass sie diese Ziele erreicht. Und Sarah sollte ebenfalls wissen, welche ziele du hast, und wie du diese Ziele erreichst! Denn wie sollst du lernen, wenn Sarah dir kein fundiertes Feedback geben kann? Du bist ein Vorbild, wenn du transparent machst, was die Teammitglieder von dir erwarten dürfen.
Ken Blanchard hat das Anfang der 70er des vorigen Jahrhunderts in einem erfreulich dünnen Büchlein aufgeschrieben, und es funktioniert folgendermaßen: Nimm ein Blatt Papier (erstelle ein einfaches Dokument), dessen oberes Viertel die Überschrift hat:
Meine Aufgabe
(das Ziel, das ich erreichen will):
Und die restlichen Dreiviertel:
So mache ich das richtig gut
(wie ich das Ziel erreichen werde):
So, und jetzt lass Sarah das für sich durchbuchstabieren. Sie darf maximal fünf Aufgaben bzw. Ziele für sich formulieren. Am Ende hat sie also drei bis fünf Dokumente mit ihren drei bis fünf Zielen. Bei “So mache ich das richtig gut”, also der Beschreibung ihres Verhaltens, das zum Erreichen dieser Ziele beiträgt, darf sie ruhig sehr konkret werden. Woran würde jemand, der sie mit einer Videokamera filmt, erkennen, dass sie auf dem Weg zu diesem Ziel ist?
Wenn Sarah damit fertig ist, setzt ihr euch zusammen. Du darfst gespannt sein, wie Sarah ihre Ziele kategorisiert hat. Dadurch kannst du sehr viel über ihre innere Landkarte lernen. Vielleicht hat sie geschrieben: Ich kümmere mich um Projekt A (Ziel 1), Projekt B (Ziel 2) und Projekt C (Ziel 3). Vielleicht aber auch, wie eine Kollegin von mir: 1_Lernen und Wissen teilen, 2_Schräg denken und scheitern, 3_Mit der Zeit gehen. Oder ganz anders.
Wichtig ist nur, dass ihr beide euch einig werdet, dass Sarahs wichtigste Ziele erfasst sind, und dass ihr ziemlich genau das gleiche Bild davon im Kopf habt. Jetzt kann Sarah sich sicher sein. Sie wird auch bei notwendigem Feedback nicht aus den Latschen kippen. Und du kannst immer mal wieder nachschauen, ob du vielleicht etwas von ihr erwartest, was gar nicht ihre Aufgabe ist. So einfach ist das. Wirklich.